Waarom een agenda gebruiken tegenwoordig nog steeds van belang is

Een agenda kan jou helpen om dingen op een dag gedaan te krijgen. De meeste mensen staan namelijk versteld van wat ze “maar” op een dag voor elkaar hebben gekregen. Een agenda biedt uitkomst en zorgt voor een strak schema. Zo lopen je afspraken niet uit, heb je vanaf het begin van elke nieuwe dag een overzicht en win je veel tijd. Een aantal redenen waarom een agenda vandaag de dag nog steeds zeer relevant is.

Zie een agenda niet als een to do list

Agenda’s moeten alleen gebruikt worden voor datum of tijdgebonden puntjes. Dat kan bijvoorbeeld een netwerkactiviteit zijn, klanten bezoek, deadlines, schoolvakanties of dokter afspraak. Veel mensen zien een agenda ook als een to do lijstje, maar daar is het niet voor gemaakt. Boodschappenlijstjes of ideeën lijstjes zijn dus niet voor agenda’s. Voor dit soort dingen gebruik je een takenlijst. 

Volg de agenda en durf daarbij nee te zeggen

Telefoon of mailtjes die binnenkomen zijn verleidelijk om gelijk te behandelen. Het is ook erg makkelijk om dit allemaal even snel uit te voeren. Maar als je alles direct aanpakt dan werk je meestal op de automatische piloot. Helemaal niet gezond. Weiger af en toe gewoon eens taken. Het is niet dat je “nee” zegt tegen de persoon, maar je zegt “nee” tegen het werk. Door het altijd maar “ja” zeggen tegen iedereen zorg je ervoor dat je onrustig in je hoofd wordt. Volg daarom de agenda en durf ook eens taken af te wijzen.

Plan vooraf alles wat je wilt doen in je agenda

Start een dag goed om alle professionele en privé activiteiten in te plannen. Ga een avond van te voren eens met je agenda zitten en maak een lijst van alle taken die je de volgende dag op je schema wilt hebben. Zodoende weet je van te voren wat je afspraken en taken zijn voor de volgende dag en kan je productief starten.

Bepaal je prioriteiten 

Voer taken niet uit zoals je ze ontvangen krijgt. Probeer juist het werk in te plannen volgens de belangrijkheid. Zodra je dit doet word je niet plotseling geconfronteerd met onafgewerkte dossier voor een deadline. Overloop daarom altijd je takenlijst en rangschik het volgens belangrijkheid en dringendheid. Start de dag altijd met het moeilijkste, want op dit moment ben je het meest productiefst. 

Zet afspraken die in de buurt liggen bij elkaar 

Door goed je agenda’s te ordenen en afspraken die dicht in de buurt liggen naast elkaar te leggen bespaar je veel tijd. Calculeer dan ook altijd de reistijden en de mogelijk files die kunnen ontstaan. Wees daarin realistisch en ruim. Nog steeds plannen veel mensen té veel afspraken op een dag of zetten afspraken juist erg van elkaar. Niet efficiënt en heel omslachtig.

24Papershop – unieke notitieboeken en schrijfwaren

Noteer adressen en telefoonnummers

Belangrijk. Noteer bij een afspraak altijd je juiste telefoonnummer, naam, onderwerp, het adres van je afspraak en de eind duur van de afspraak in je agenda. Het is ontzettend vervelend om

tijdens het rijden of lopen naar je afspraak nog adresgegevens te moeten opzoeken.